一、档案保管与档案保护的含义

档案保管，是指档案馆（室）对档案进行系统存放和安全保护工作，基本任务和要求是维护档案完整与安全，便于管理和利用。

档案保护，是指防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。

二、档案保管、档案保护工作的内容

1.档案保管工作的内容

①档案的库房管理

即对库房内档案科学管理的日常工作，包括档案库房与装具编号的合理布置、案卷的合理排放、温湿度的控制与调节，防止各种因素损坏档案而采取的防护措施，档案的安全检查、保卫等；

②档案保管的措施

包括流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全防护；档案制成材料的损坏原因，从而避免内部、外部环境对档案造成损坏；保管档案的技术措施，如改善档案保管条件，去除档案制成材料中不利于耐久性的因素，利用修复、复制技术保护档案原件。

2.档案保护工作的内容

①“防”，主要指预防

以防为主，把“防”放到工作的主导位置，预防档案的损坏。损坏原因既有人为的因素，也有自然的因素。如，防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等。

②“治”，主要指治理

防治结合，就是强调对“治”不能有丝毫的疏忽、麻痹。档案损坏之后，要研究如何进行处治的问题。如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任等。抓好“治”，对“防”也有促进作用，防治之间具有相互促进、相辅相成的关系。

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三、档案保管与保护工作的任务

1.档案损毁的原因

主要有两个方面，一个是社会原因（人为因素），一个是自然原因。

（1）社会原因（人为因素）的损毁

①政治原因对档案的损毁，主要是由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏。

②档案工作人员的原因，主要是由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员疏忽大意，或玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏科学知识等导致的管理或使用不善造成的档案丢失、损毁。

③在档案管理和利用过程中，发生的档案材质的老化等情况。

（2）自然因素的损毁

①内在的因素，即档案本身制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这些因素的变化会直接影响档案的寿命。

②外在的因素，即档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素对档案的破坏。

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 2.档案保管工作的任务

（1）建立和维护档案的存放秩序

档案馆（室）收集来的大量档案，需要按照一定的次序排列和存放于库房之中，使之在库房内形成一定秩序。档案入库后，由于利用者查阅、档案编研、库房调整等原因，档案经常被抽调、移动。档案的排列有序，是保证档案完整与安全，利用存取迅速便捷的基本条件。

（2）防止档案的损坏

了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过日常的具体工作，采取专门的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。

（3）维护档案的完整与安全

要针对一切可能损毁档案的自然的、人为的不利因素而采取预防或保护措施。通过开展档案安全检查，加强档案的保卫、保密工作等都是有关维护档案完整与安全的措施。

3.档案保护工作的任务

采取专门的技术措施，对已损坏的档案进行修复、复制，最大限度地减少档案的损失，延长档案的寿命。如，档案修裱技术、静电复印技术等。

为了最大限度的减少档案原件的利用，按照《档案法》的要求，需要档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化，数字化后可以通过利用数字化副本来代替原件的利用，从而达到档案保护的目的。