纸质档案数字化外包加工是利用外包加工形式开展纸质档案数字化加工，就是选择可靠的数字化加工公司，由加工公司负责提供设备、人员技术等，按照档案保管机构的要求开展数字化工作，档案保管机构只负责数据的验收工作，其他数字化过程中的工作均由数字化加工公司完成。

纸质档案数字化建设是一项复杂的系统工程，也是一项长期而又艰巨的任务。纸质档案数字化采取业务外包形式，其主要优点表现在:

1.可以节省档案部门的人力，使档案人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。

2.可以确保数字化工作速度、质量。外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率和高效益的服务。

3.外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。随着技术进步，如果由档案保管机构购置设备和软件会有被淘汰的风险，而将相应业务交由专业公司承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服务。

档案数字化保密工作的重要性不言而喻，在档案数字化大环境下如何做好保密工作成了新的难题。不过不用太担心，只要做好下面两点，就能很好地规避泄密风险。

1.设置电子档案安全管理专员

档案管理人员在档案保密工作中扮演着极其重要的角色，要做好电子档案安全保密工作，建议设立相对独立、专业的技术管理岗位，积极引进专业对口、高素质的电子档案管理人才。

在实际工作中，依据最新的政策和制度，充分运用诸如病毒查杀工具、木马检查工具、电子档案“四性”检测工具等，全面提升电子档案保密管理工作水平。最终实现物尽其用、人尽其才，安全又保障的优良局面。

2.强化档案数字化全过程保密监管

强化数字化过程中的保密监督，首先要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管；对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。

其次要对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，并严格看管，禁止接入互联网。

最后，需要对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作。数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务，安全保密协议应报送档案部门备案。对相关人员承担档案数字化

1.不得外包涉密和有敏感内容的纸质档案数字化工作。

2.凡原标有密级经鉴定可解密的纸质档案，须在原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化加工。

3.外包非涉密档案的数字化工作，也应采取特定的安全保护措施。

此外，由于外包方是独立的机构，与档案部门是合作关系而不是隶属关系，因此，档案部门对外包方的行为无法直接进行监督，一些风险往往难以控制。因此，纸质档案数字化工作如需外包，档案部门还应注意以下几个问题:

1. 应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照有关标准和规范的要求评估数字化加工企业的技术能力：要从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。

2.要重视流程管理，在项目实施过程中，应依据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》(档办发〔2014〕7号)，从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。比如:建立档案领取登记制度，在领卷、还卷交接时应该做好登记，在档案出库前履行档案交接手续，以便以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。

3、加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、物资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

4.做好前端控制，要特别重视对前处理工作质量的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作流程。

5.建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

6.强化纸质档案数字化工作中的技术要求和安全保障应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量，促进外包加工规范、有序开展。

7.业务外包单位应该健全自身的规章制度，从起初对人员的培训到最后质量检查都应该讲求效率，制定相应条款，特别是对各个工作环节及流程衔接处做出明确具体的规定，把职责细分到个人，避免职责不清。

8.无论是档案保管机构还是业务外包单位都必须建立信息反馈机制，及时了解和掌握工作动态及出现的新问题，完善相关标准、制度，保证工作顺利进行。